Devido ao grande interesse na matéria BASTIDORES
DE UMA FEIRA, fiz um complemento com novas dicas,
mais informações e uma lista que poderá
ser permanente em seus preparativos.
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Para qualquer evento é preciso se programar com
antecedência, isto evita desgastes desnecessários
além de eventuais acontecimentos que possam prejudicar
a feira ou exposição.
Verificar a idoneidade dos organizadores e o local que
será realizada a feira e suas instalações
é super importante. O público alvo que esta
feira pretende atingir e o número de visitantes
que ela costuma receber.
As formas e meios que seus organizadores utilizam para
divulgação do evento e dos expositores,
além do suporte antes, durante e depois da realização.
Antes de assinar o contrato, é preciso analisar
os custos, tudo que está incluído neste
valor e tudo que será considerado gasto extra,
pois é preciso ter consciência do valor total
envolvido, para se estruturar financeiramente.
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Na contratação, procure saber todos os
detalhes de seu stand para poder se organizar e não
deixe de se orientar em tudo que tenha dúvidas.
Em seguida deverá definir o material publicitário
que será usado durante a feira, para que seja impresso
com antecedência. Em poder dos convites, lembre-se
de selecionar os clientes e procure não enviar
muito tempo antes do evento, pois as pessoas poderão
esquecer.
Toda feira organizada deverá fornecer ao expositor
um manual com especificações, procedimentos
e normas a serem seguidas. A leitura do manual do expositor
poderá evitar aborrecimentos de ambos os lados.
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Além
do material que será exposto, deve-se ter uma preocupação
com os possíveis funcionários ou mesmo pessoas
de seu relacionamento que estarão ajudando no stand,
horários, orientação dos mesmos, rodízio,
etc.
Na opinião do geólogo
Pércio de Moraes Branco, organização
é fundamental para que tudo corra com mínimo
de contratempos durante um evento.
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Quero que, inaugurada
a exposição, nossa equipe se dedique somente
a atender o público. Isso nem sempre foi possível,
porque durante o evento era preciso aprontar mais material
para distribuição aos visitantes; concluir
a impressão de folders; refazer etiquetas de identificação
do acervo que não estavam em bom estado, etc.
Surgiu daí a lista das providências a tomar
antes da exposição, que é a maior e
mais importante. Nela, incluem-se contratação
de serviços terceirizados e as providências
que devem ser solicitadas a escalões superiores da
empresa.
Durante o evento, o trabalho é mais tranqüilo,
mas fazemos o controle do número de visitantes; das
despesas com alimentação da equipe; do material
que está sendo distribuído; da limpeza dos
expositores; etc.
E há coisas que são feitas depois da exposição.
Quando tudo parece já ter acabado, ainda é
preciso pagar fornecedores, repor expositores no lugar;
fazer prestação de contas, etc.
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Não se
esqueça, próximo à feira verifique
se tudo está a seu contento, para que possa exigir
mudanças caso algo não tenha saído
da forma como foi combinado. Procure não deixar nada
para última hora, adiante o máximo.
A disposição e aparência devem ser as
melhores possíveis, afinal somos o nosso cartão
de visita.
Não deixe faltar um belo sorriso, muita energia e
simpatia. Este é o maior segredo para atrair os visitantes.
Para finalizar, gostaria de agradecer os elogios e os contatos
solicitando informações sobre a matéria.
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Agradeço
também ao meu amigo Pércio de Moraes Branco
(Geólogo do Museu de Geologia de Porto Alegre), que
colaborou com seu depoimento, listas, imagens e toda sua
experiência em exposições.
Abaixo uma lista que poderá ajudar a não
esquecer alguns itens que normalmente fazem falta durante
um evento.
Esta lista foi adaptada e complementada para ser útil
a todo profissional até mesmo de outros segmentos.
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- balcões, mesas, cadeiras, expositores
de vidro,um armário com chaves, lixeira, sacos plásticos,
etc..caso a feira não disponibilize estes materiais já
em contrato, além de outros móveis que possam ser
necessários para a exposição.
- Iluminação é muito importante em uma feira
principalmente se for utilizar vitrines, portanto tenha bastante
atenção na verificação de sua disposição,quantas
são, etc.
- frigobar para água e refrigerantes ou caixa térmica
se for o caso, máquina de café, etc...caso queira
dar aos seus clientes uma certa comodidade
- cartazes, folders, banners e todos os materiais referentes a
propaganda.
- telefone celular com carregadores.
- material elétrico (extensões, transformadores,
benjamins, chaves de fenda, fita isolante, etc.)
- fita dupla face
- fio de náilon
- fita, tesoura, cola, estilete, grampeador, régua, lápis.
- material de limpeza (panos, álcool, papel higiênico,
etc.)
- balas, bombons, etc...para ser oferecido aos clientes, caso
não contrate um buffet
- máquina fotográfica
- Agenda para anotações dos contatos e compromissos
assumidos durante a feira
- Cartões com o nome da empresa e da pessoa que ela possa
fazer contato: com Telefone, fax, e-mail e outros dados que achar
necessário.
- porta cartões, para guardar os cartões dos clientes
e visitantes que passarem por seu stand ou um sistema digital
de controle.
- arranjo de flores ou outro enfeite que possa dar um toque personalizado
no stand, caso não tenha contratado uma decoração
com uma empresa.
- caso não contrate um profissional para montar a vitrine,
procure sempre se orientar com uma pequena pesquisa antes, assim
poderá fazer um trabalho agradável, bonito e sem
excessos.
*As fotografias acima são de
exposições do Museu
de Geologia
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